【摘要】從智聯(lián)招聘網(wǎng)上浙江省一個月的招聘信息分析企業(yè)文秘類人才的社會需求，為文秘人才培養(yǎng)提供參考。
【關(guān)鍵詞】浙江 文秘 智聯(lián)招聘網(wǎng) 社會需求 調(diào)研
為了解浙江省文秘畢業(yè)生的真實社會需求狀況，為文秘專業(yè)在提升學生專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)、完善人才培養(yǎng)方案提供參考，我們在知名大型招聘網(wǎng)站 “智聯(lián)招聘網(wǎng)”中以“秘書、文員、助理”崗位為關(guān)鍵詞進行搜索，共搜集了2014 年“浙江”地區(qū)12月的文秘人員招聘崗位，共3316條。本文對文秘類人才的招聘崗位、用人單位、職責內(nèi)容、任職要求等多方面進行了整理與分析。
一、用人單位性質(zhì)與規(guī)模
從單位性質(zhì)來看，有2517家民營企業(yè)，420家股份制企業(yè)，200家合資企業(yè)，92家外商獨資企業(yè)，64家國企，9家事業(yè)單位，4家其他性質(zhì)單位。
從單位規(guī)模來看，根據(jù)2011年7月4日，工業(yè)和信息化部、國家統(tǒng)計局、發(fā)展改革委、財政部下發(fā)的《中小企業(yè)劃型標準規(guī)定》，除51家企業(yè)屬于大型企業(yè)外，其余都屬于中小企業(yè)范疇。
二、各類型文秘崗位及職責
各公司招聘的文秘崗位概括起來主要有秘書、助理、文員、前臺、辦公室主任（行政主管）、行政專員、內(nèi)勤、客服、資料錄入員、資料整理員。除此之外，也有少部分企業(yè)設有相關(guān)的文案策劃、儲備干部、協(xié)調(diào)員等崗位。
各類型文秘崗位可以歸納為以下職責：
（一）秘書
負責領(lǐng)導各類工作行程安排；協(xié)助公司領(lǐng)導處理日常事務；協(xié)調(diào)各部門之間的溝通；負責公司會議的籌備及組織并做好會議記錄；對會議決議和布置的工作負責跟進督辦；訪客接待；撰寫領(lǐng)導講話稿、各類專題會議紀要等相關(guān)文字材料。
（二）助理
協(xié)助領(lǐng)導完成公司全盤運營、協(xié)調(diào)性工作；負責辦公用品、日常必需品的采購及采購計劃制定；參與制定公司各項管理規(guī)章制度；參與公司發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務經(jīng)營計劃的編制和公司重大決策的討論；各類信函、郵件、文件資料的起草、整理與歸檔；做好與當?shù)卣?、新聞媒體、合作客戶的關(guān)系處理和接待工作；負責對公司內(nèi)外部相關(guān)信息的搜集、整理和分析，為公司領(lǐng)導的經(jīng)營決策提供信息整合及建議；公司領(lǐng)導批示、決議及交辦事項的協(xié)調(diào)、催辦及督辦工作。
（三）文員
收發(fā)公司郵件、報刊、傳真和物品，并做好登記管理以及轉(zhuǎn)遞工作；接聽、轉(zhuǎn)接電話，接待來訪客人并及時準確通知被訪人員；做好辦公室檔案收集、整理工作；負責各類會務的安排工作；負責行政文件打印、收發(fā)、轉(zhuǎn)呈、保管等；完成領(lǐng)導交給的一般的不需較多工作經(jīng)驗的事務性工作。
（四）前臺接待
對來訪客人做好接待、登記、及時通知被訪人員；負責公司快遞和傳真的收發(fā)工作；負責公司電話的接聽、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作。
（五）辦公室主任（行政主管）
起草修訂文件；制定公司行政管理的方針、政策和制度；全面負責企業(yè)的行政、人事、后勤、總務、環(huán)境和保衛(wèi)工作；日常工作的監(jiān)督管理；組織各類活動及各類會議；負責發(fā)揮總經(jīng)理參謀、協(xié)調(diào)和綜合管理職能。
（六）行政專員
公司總機電話接聽、轉(zhuǎn)接、留言、記錄工作；辦公用品的采購、分發(fā)，各項設備的日常維護；公司來訪人員接待；檔案、資料的整理、分類；負責起草有關(guān)通知、函、報告、會議紀要等文件。
（七）內(nèi)勤
負責公司固定資產(chǎn)、辦公設備、用品的登記、發(fā)放及日常維護保養(yǎng)工作；負責前臺日常工作，電話的接聽、轉(zhuǎn)接，做好各種來電咨詢工作；負責來賓的接待、會議的安排；負責公司各種信件、快遞、報刊等的接收、登記、發(fā)放；根據(jù)不同行業(yè)公司的不同業(yè)務，做好行政后勤服務工作。
（八）客服
負責客戶日常咨詢及客戶投訴；負責產(chǎn)品介紹；建立客戶檔案；維護客戶關(guān)系。
（九）資料錄入員
（十）資料整理員
負責文件資料的收集、歸納、整理、立卷歸檔和保管工作；建立公司檔案管理規(guī)范、資料檢索規(guī)范。
三、文秘崗位能力需求分析
通過對招聘信息中的任職要求的歸納分析，我們總結(jié)出了各類型文秘崗位的需求特點。
（一）需求行業(yè)
從招聘信息的投放密度來看，當前文秘人員需求最強烈的五大行業(yè)是工業(yè)、批發(fā)業(yè)、零售業(yè)、軟件和信息技術(shù)服務業(yè)、信息傳輸業(yè)。
（二）需求層次
從職位高低而言，企業(yè)對高、中、低三層的文秘人員都有廣泛的需求：
高級文秘包括：辦公室主任、行政總監(jiān)；
中級文秘包括：秘書、助理等；
初級文秘包括：文員、前臺、行政專員、內(nèi)勤、資料錄入員、資料整理員等
（三）需求特點
（1）性別。大多數(shù)崗位沒有對性別提出特殊要求，但也有例外，從眾多用人單位中，有64家單位只招女秘書，34家要求“男性”，女秘書需求量更大。要求女性的文秘崗位大多是董事長秘書、經(jīng)理秘書、傳媒公司總裁秘書及公司前臺等對個人形象、氣質(zhì)要求比較高的職位；要求男性的文秘崗位大多是保險公司行政專員、金融業(yè)綜合管理部的總經(jīng)理秘書這類涉及出差、工作艱苦的職位。
（2）年齡。本次調(diào)研中，有356家企業(yè)對崗位年齡做了要求，其余企業(yè)則年齡“不限”。從年齡的分布來看，前臺、文員崗位年齡要求一般在18-25歲；秘書、助理、行政專員、內(nèi)勤崗位年齡要求一般在25-35 歲；辦公室主任、行政主管一般要求在30-45歲?？梢姡挲g越長，由于心智更成熟，從業(yè)經(jīng)驗越豐富，職務也相對更高，這體現(xiàn)了文秘人員“越老越吃香”的職業(yè)發(fā)展趨勢。
（3）形象。秘書、行政專員、文員、內(nèi)勤、助理、前臺、客服、辦公室主任等文秘類崗位普遍要求應聘者“形象好，氣質(zhì)佳”。特別是前臺崗位對外在形象的要求普遍比較高，不少公司還要求女性身高160cm 以上，皮膚白皙。辦公室主任（行政主管）的形象要求一般是“相貌端正、穩(wěn)重”。良好的形象有助于文秘人員服務領(lǐng)導、同事和客戶，同時會被視為企業(yè)形象的某種象征。
（4）學歷。在學歷要求方面，412家單位只要求中?；蚋咧幸陨蠈W歷，1644家單位要求大專學歷，623家單位要求本科學歷，還有18家單位要求碩士以上，其中杭州一家廣告公司的行政助理要求博士，其余企業(yè)則表示學歷“不限”?？偟膩砜矗笮推髽I(yè)比中小型企業(yè)對學歷要求更高，中小企業(yè)的秘書一般要求大專學歷，而大型企業(yè)的秘書則需要本科學歷；文秘高層級職位比低層級職位學歷要求更高，如文字錄入員、前臺、客服一般要求高中或中專以上學歷即可；文員、秘書、資料管理員要求大專以上學歷；一些助理、總裁秘書、董事長秘書、總經(jīng)辦秘書、辦公室主任、行政主管學歷要求比較高，要本科，甚至碩士以上。
（5）工作經(jīng)驗。絕大部分用人單位都對文秘人員的工作經(jīng)驗提出了具體年限的要求或“有相關(guān)經(jīng)驗者優(yōu)先”，可以看出用人單位對工作經(jīng)驗十分看重。其中1-3年工作經(jīng)驗要求的多為文員、前臺、秘書崗位；3-5年要求的多為秘書、助理、行政專員、辦公室主任、行政主管崗位；5-10年及10年以上的都是辦公室主任、行政主管、行政總監(jiān)崗位。因此，秘書職位層級越高對從業(yè)者工作經(jīng)驗的年限要求越長。
除了文秘或行政相關(guān)工作經(jīng)驗外，部分單位還提出了有一定行業(yè)從業(yè)經(jīng)驗者優(yōu)先，如諸暨一家生物科技有限公司行政總監(jiān)崗位要求是“有生物監(jiān)測領(lǐng)域工作經(jīng)驗者優(yōu)先考慮”。對于秘書職業(yè)，有行業(yè)背景，將擁有更美好的“錢景”。
能力要求見附表。
各類型文秘崗位有一些共同的核心能力需求。良好的職業(yè)道德，工作認真負責，細致耐心、積極主動；有良好的組織、溝通能力和人際交往能力。性格外向開朗，有親和力；熟練使用辦公軟件；有良好的口頭表達能力與文字表達能力。
不同層級的文秘崗位對從業(yè)人員能力要求不同。初級文秘崗位要求具備較為單一的業(yè)務技能，強調(diào)認真負責、細致耐心、積極主動的工作態(tài)度；中級文秘崗位要具備較強的文字表達和口頭表達能力、組織溝通能力、人際交往能力和辦公軟件操作能力，要求具備的是綜合性業(yè)務技能；高級文秘崗位則除了秘書專業(yè)知識與專業(yè)技能外，還需要了解管理、法律方面的知識，具備一定的管理經(jīng)驗。
文員與助理崗位要求精通行業(yè)領(lǐng)域的知識與技能。文員崗位與助理崗位的類別繁多，文員有辦公室文員、倉管文員、生產(chǎn)文員、出單文員、物流文員、銷售文員、人事文員、經(jīng)營部標書編制文員、項目文員、后勤文員等類別；助理有行政助理、人事助理、銷售助理、財務助理、營運助理、采購助理、項目助理、攝影助理等類別，在能力要求上，根據(jù)實際崗位職責需要提出了不同業(yè)務、不同行業(yè)特有的能力要求。
對外語能力要么不做要求，要么提出了高要求。在眾多用人單位中，只有131家單位對文秘類崗位的外語提出了要求，主要是外貿(mào)公司、合資公司、外資公司以及英語秘書崗位，對英語或日語提出要求，要求都比較高，要求“精通英語讀、寫、聽”；熟練的翻譯、口譯能力；英語四級、六級以上；日語一級以上。
參考文獻：
[1]王夢禹.從中小型企業(yè)文秘人員需求試論教育機構(gòu)秘書人才培養(yǎng)[D].暨南大學 2013.
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