文秘工作是食品藥品監(jiān)督管理工作的重要組成部分。文秘工作的好壞，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接影響到食品藥品監(jiān)督部門的形象。食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)組建的時(shí)間不長(zhǎng)，由于多種原因，文秘工作基礎(chǔ)較差，文秘人才缺乏，嚴(yán)重影響了整體工作水平的提高。隨著食品藥品監(jiān)管事業(yè)的發(fā)展，工作要求越來(lái)越高，文秘工作任務(wù)越來(lái)越繁重。培養(yǎng)一批高素質(zhì)的文秘隊(duì)伍是當(dāng)前食品藥品監(jiān)管隊(duì)伍建設(shè)一項(xiàng)十分緊迫的任務(wù)。
一、當(dāng)前食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文秘工作存在的主要問(wèn)題
近年來(lái)，基層食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文秘工作，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視下，在全體文秘工作人員的辛勤工作下，取得了一定的成績(jī)，但也存在一些問(wèn)題：
一是認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)文秘工作重視不夠。文秘工作，就是文字秘書工作的簡(jiǎn)稱，其主要職責(zé)是通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，人們習(xí)慣認(rèn)為機(jī)關(guān)文秘人員無(wú)非是抄抄寫寫，收收發(fā)發(fā)，裝裝訂訂，對(duì)文秘工作往往不是很重視，常有重監(jiān)督檢查輕文字文書工作的現(xiàn)象，對(duì)監(jiān)管中的好做法、好措施、好經(jīng)驗(yàn)和取得的成效沒有及時(shí)總結(jié)和宣傳。甚至一些股室干部還片面地認(rèn)為文秘工作就是機(jī)關(guān)辦公室工作，自己股室的文字材料也不主動(dòng)完成，常常造成材料上報(bào)不及時(shí)。
二是文秘人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識(shí)匱乏。由于食品藥品監(jiān)管局是新成立單位，干部職工都是從行政執(zhí)法部門以外行業(yè)劃轉(zhuǎn)錄用或調(diào)入，他們雖有一定的文秘基礎(chǔ)知識(shí)，但對(duì)食品藥品監(jiān)管工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，專業(yè)底子較薄，還不能十分勝任本系統(tǒng)專業(yè)知識(shí)很強(qiáng)的文秘工作。
三是文秘工作的職能沒有得到充分發(fā)揮。個(gè)別文秘工作人員工作不積極主動(dòng)，不加強(qiáng)溝通，沒有做到勤請(qǐng)示勤匯報(bào)，往往造成文秘工作參謀助手、督促檢查、協(xié)調(diào)綜合的三大職能作用沒有得到較好發(fā)揮。
四是深入基層調(diào)查研究不夠，脫離實(shí)際現(xiàn)象嚴(yán)重。由于工作的繁雜性和對(duì)文秘工作認(rèn)識(shí)的片面性，導(dǎo)致食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)專業(yè)的文秘工作人員深入實(shí)際搞調(diào)查研究的時(shí)間少，常常坐在辦公室閉門造車，或者從網(wǎng)上巧取豪奪，致使系統(tǒng)內(nèi)的文秘工作脫離實(shí)際現(xiàn)象嚴(yán)重。
五是從事文秘工作的人員變動(dòng)頻繁，新手較多。頻繁輪崗雖然可以使系統(tǒng)內(nèi)的干部職工可以多方面，全方位的掌握食品藥品監(jiān)管工作，但是另一方面也使系統(tǒng)內(nèi)的文秘工作受到嚴(yán)重的波及，特別是辦公室等專業(yè)的文秘工作人員變動(dòng)頻繁則表現(xiàn)得更加明顯。
六是檔案管理不太規(guī)范，文件資料不完整。檔案資料是文秘工作有史可鑒的一個(gè)重要渠道。由于系統(tǒng)成立時(shí)間短，前期檔案不夠完善，缺乏系統(tǒng)性，致使文秘工作難以從歷史資料中去尋找可以借鑒的依據(jù)。
二、做好文秘工作幾點(diǎn)思考
針對(duì)上述存在的問(wèn)題，結(jié)合現(xiàn)代文秘工作的特點(diǎn)，我認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面抓好食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)文秘工作。
（一）充實(shí)高素質(zhì)機(jī)關(guān)工作人員。文秘工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性重要工作，辦文質(zhì)量的優(yōu)劣和辦文效率的高低，直接影響到機(jī)關(guān)的正常運(yùn)行和機(jī)關(guān)的對(duì)外形象。無(wú)論是主要領(lǐng)導(dǎo)還是分管領(lǐng)導(dǎo)都要十分重視辦公室文秘工作，根據(jù)工作需要，要不斷優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，調(diào)整充實(shí)文秘工作人員。在使用和引進(jìn)人才方面要不拘一格，樹立“能者先上”的用人原則，采取“走出處，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的路子，做好利用和引進(jìn)人才工作?？啤⒐墒乙x拔德才兼?zhèn)涞募媛毼拿毓ぷ魅藛T，負(fù)責(zé)本科、股室的信息收集、文字資料的撰寫等工作。同時(shí),要突出重點(diǎn)、指向明確,對(duì)現(xiàn)有人才加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加大培訓(xùn)力度，有效提高文秘隊(duì)伍整體素質(zhì)。
（二）嚴(yán)肅認(rèn)真地抓好公文處理。嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)規(guī)定，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，認(rèn)真做好公文處理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，保證公文質(zhì)量。特別是文稿起草工作，做到既符合上級(jí)政策，具有科學(xué)性、嚴(yán)密性，又切合實(shí)際，有所創(chuàng)新，易于操作，還有較高的文字水平；嚴(yán)格公文處理程序，杜絕機(jī)關(guān)公文“倒流”、“亂流”現(xiàn)象發(fā)生；認(rèn)真搞好公文審核，把好政策關(guān)、文字關(guān)和格式關(guān)，努力做到政策上不出漏子，法律上不出偏差，文字上不出問(wèn)題，格式上不出錯(cuò)誤；在文件的制發(fā)上，認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家技術(shù)監(jiān)督部門制定的公文質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高公文印制水平。特別是在重要文件的起草上，包括主題的確定、文件的結(jié)構(gòu)、觀點(diǎn)的形成、材料的組合、實(shí)例的運(yùn)用都做到細(xì)致地充分考慮，力求使寫出來(lái)的文稿有高度，有新意，對(duì)工作有指導(dǎo)意義，能代表機(jī)關(guān)的最高水平；為領(lǐng)導(dǎo)同志起草、修改各類文稿，始終站在領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)思考，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志的一些重要觀點(diǎn)，認(rèn)真進(jìn)行論證、修改、補(bǔ)充和完善，力求使文稿充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的水平和風(fēng)格，做到觀點(diǎn)正確、思路清晰、邏輯嚴(yán)密、文字精煉，有深度、有新意，對(duì)工作有針對(duì)性和指導(dǎo)性。同時(shí)，要從“文山”中解放文秘工作人員，優(yōu)化辦文流程，提高辦文效能，控制發(fā)文數(shù)量，使局機(jī)關(guān)文件質(zhì)量明顯提升，文件數(shù)量大幅下降。
（三）扎實(shí)有效地搞好信息工作。首先建立健全信息網(wǎng)絡(luò)和信息報(bào)送制度。組建全市系統(tǒng)自上而下的信息網(wǎng)絡(luò)，局辦公室文秘人員具體負(fù)責(zé)采集報(bào)送信息的日常工作，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)全市系統(tǒng)的信息工作。同時(shí)將信息工作納入目標(biāo)管理，要求局屬各單位、各科股室的工作信息內(nèi)容要客觀反映工作動(dòng)態(tài)和重點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題，并做到及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確。全市系統(tǒng)信息工作緊緊圍繞中心工作和各階段重點(diǎn)工作，在信息的深度上和廣度上做實(shí)做好文章，注重報(bào)道和反映全市系統(tǒng)推進(jìn)中心工作的新舉措、新成果和新經(jīng)驗(yàn)。
（四）切實(shí)加強(qiáng)文秘人員素質(zhì)建設(shè)。一是抓好業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。從目前我們文秘隊(duì)伍的自身素質(zhì)來(lái)看，在思想層面、思維層面上與為行政領(lǐng)導(dǎo)提供高層次、有價(jià)值的參謀服務(wù)要求相比，還存在不小的差距。要改變這種狀況，首先要求文秘人員必須加強(qiáng)自身的理論學(xué)習(xí)，不斷提高自身的觀察、分析、判斷能力。文秘人員必須增強(qiáng)新的思維方式，打破舊的傳統(tǒng)的思維模式，跳出成天圍著事務(wù)打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的老套做法，經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮大事、要事。其次，要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題。既然文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，那么領(lǐng)導(dǎo)工作需要的知識(shí)，文秘人員也要學(xué)習(xí)和掌握；領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的領(lǐng)域，文秘人員都應(yīng)該了解和懂得?？傊?，要經(jīng)常站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問(wèn)題，盡量使自己的想法與領(lǐng)導(dǎo)考慮的思路基本相吻合，參謀助手作用才能充分發(fā)揮出來(lái)。第三，要勤于調(diào)查研究和積累資料。行政領(lǐng)導(dǎo)決策需要的是數(shù)據(jù)、事實(shí)、狀態(tài)分析、發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè)。這就要求文秘干部經(jīng)常深入實(shí)際、深入基層進(jìn)行調(diào)查研究，掌握第一手材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供翔實(shí)可靠的事實(shí)依據(jù)。同時(shí)，作為文秘人員必須做到勤于積累資料，平時(shí)準(zhǔn)備充分，隨時(shí)拿得出，用得上，這是當(dāng)好參謀助手的基本要求。二是提高自身能力。文秘人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，文秘人員必須具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求文秘人員加強(qiáng)寫作實(shí)踐，熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。根據(jù)職責(zé)的要求，文秘人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動(dòng)，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無(wú)法把工作搞好。對(duì)此，文秘人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能；另一方面，平時(shí)多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)運(yùn)用系統(tǒng)觀點(diǎn)統(tǒng)籌安排工作的水平。三是加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)。文秘人員要強(qiáng)化角色意識(shí)，找準(zhǔn)自己的工作坐標(biāo)，保持清醒的頭腦，正確把握自己，擺正位置，淡泊明志，樂(lè)于奉獻(xiàn)，不追求名利地位，不計(jì)較個(gè)人得失，不越權(quán)辦事。要嚴(yán)于律己，保持平和的心態(tài)，堅(jiān)持自警、自省、自勵(lì)，做到面對(duì)委屈誤解泰然處之，坦蕩為人，安心做事，甘于幕后，默默奉獻(xiàn)。另外，文秘人員在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方，談吐文雅。四是強(qiáng)化職業(yè)道德。秘書人員要做好本職工作，還要具有高尚的職業(yè)道德。首先，要忠于職守。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，忠于職守就是忠于食品藥品監(jiān)管事業(yè)，忠于本職工作，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍。其次，要嚴(yán)守機(jī)密。文秘人員接觸內(nèi)部文件多，參加重要會(huì)議多，一句話，接觸機(jī)密多，因此，文秘人員要具有高度的政治責(zé)任感、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和牢固的保密觀念。自覺遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守自己所知曉的秘密事項(xiàng)，絕不在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露領(lǐng)導(dǎo)在決策和管理活動(dòng)中一些暫時(shí)不宜公布的事項(xiàng)，以免給機(jī)關(guān)帶來(lái)?yè)p失，給領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)被動(dòng)。第三，要講求效率。文秘人員一定要注重工作效率，培養(yǎng)雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。當(dāng)日可以處理完畢的，就不要推到明天；急辦的事就要馬上去辦?？傊?，要把公文處理的時(shí)間壓縮到最低限度。第四，要善于合作。文秘人員工作頭緒多、涉及面廣，往往需要幾個(gè)科室以及辦公室全體同事的共同努力才能完成，如果單靠自己?jiǎn)螛屍ヱR，是做不好所有工作的。因此，要善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。第五，要恪守信用。文秘工作嚴(yán)謹(jǐn)慎密、責(zé)任重大。必須在工作和人際交往中恪守信用，如安排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；接受任務(wù)如不能近期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。
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