簽證邀請(qǐng)函范文第1篇
中國(guó)簽證邀請(qǐng)函(一)
尊敬的xxx領(lǐng)事館簽證處官員,
您們好!
本人姓名xxx, 家住xx省xx市xx家屬區(qū)xx樓xx號(hào),住宅電話是(86)xxxx-xxxx。今特寫(xiě)此信邀請(qǐng)我的xx (邀請(qǐng)人與被邀請(qǐng)人關(guān)系)xxx(被邀請(qǐng)人姓名)于x年x月x日至x年x月x日到我家探親。我的身份證號(hào)碼是xxxxxxxxxx。
我將負(fù)擔(dān)其在此期間的一切開(kāi)銷(xiāo)。XXX(被邀請(qǐng)人姓名)的生日是X年X月X日;在xx國(guó)的住址是:XXX XXX ，XXX。
請(qǐng)負(fù)責(zé)官員予以批準(zhǔn)，特此致謝,
(邀請(qǐng)人簽名)
x年x月x日
中國(guó)簽證邀請(qǐng)函(二)
INVITATION LETTER
AAA
Executive Director， Product Development Training School Improvement Solutions BBB Learning
XXth September XXXX
TO WHOM IT MAY CONCERN，
Dear Sir/Madam，
We hereby officially invite the following delegation of BBBLearning to visit our school in China， for further business discussion and business cooperation.
Delegation Member:
Full name: AAA
Gender: Male DOB: May XX， XXXX
Passport number: XXXXXXX Expiry Date: XX Dec XXXX
Visiting Time: XXrd September XXXX to XXnd September XXXX
All expenses arose by him in China (accommodation fee， air/land transpiration ticket fee， life insurance fee， etc.) are to be borne by himself.
As business cooperation needs frequent talks and visits， we are so much appreciated if your esteemed embassy could issue the one year multi-entry visa to the above mentioned person at sight of this letter.
Yours faithfully，
Dr. CCC
Director of Programme
中國(guó)簽證邀請(qǐng)函(三)
To Chinese Embassy / Consulate,
I hereby invite the following individual to visit China, whose information is listed below:
被邀請(qǐng)人信息 Information of the invited party
姓名
Name (as appeared on
passport)___________________________________________
性別
Gender 男 Male 女 Female
出生日期
Date of Birth__________________________________________________________
護(hù)照號(hào)碼
Passport
Number______________________________________________________________
訪問(wèn)目的(探親、訪友、旅游等)
Purpose of visiting China (Visiting relatives, friends, tourist, etc) ________________
訪問(wèn)城市
Cities to visit__________________________________________________________
抵華日期
Date of arrival in China__________________________________________________
誰(shuí)將承擔(dān)往返中國(guó)及在中國(guó)的費(fèi)用?
Who will pay for travel living expense____________________________________
邀請(qǐng)人姓名或單位 Name of
inviter________________________________________________________
與被邀請(qǐng)人的關(guān)系
Relationship between inviter and the invited_________________________________
邀請(qǐng)人聯(lián)系電話
Inviters Chinese phone number___________________________________________
邀請(qǐng)人地址
Inviters address in China________________________________________________
邀請(qǐng)人簽名
簽證邀請(qǐng)函范文第2篇
商務(wù)簽證邀請(qǐng)函一
Invitation Letter
I would hereby invite the members of Beijing delegation totally 4 persons (listed attachment) led by you, to come over to ***(country) for *** (exposition), which is to be held at *** (place)during *** (date). Please make the necessary arrangements for your delegation to arrive in *** (country).
During the exposition, you will stay here for *** days. All your expenses including international air tickets, local transportation, accommodations, medical insurances and all other related expenses during your stay here will be paid by yourselves.
We are looking forward to greeting you in *** (country) very soon.
Yours sincerely,
(Signature)
(Date)
Name List
Name Gender Passport No. Date of birth Position
商務(wù)簽證邀請(qǐng)函二
To whom it may concern,
We are going to invite _申請(qǐng)人1_ and 申請(qǐng)人2 from 申請(qǐng)人工作單位 to visit our office for a business meeting. This meeting will be held from何時(shí) to 何時(shí). It is about the further cooperation between us in the future. We will give them necessary assistance for arranging the accommodation and transportation reservation. However, all expenses occurred will be borne by themselves.
Please refer to applicants’ personal information below.
Name
Passport Number
Date of Birth
We are looking forward to meeting them in Germany. Please feel free to contact us if you have any query. Thanks for your kind consideration for their visa application.
Regards,
邀請(qǐng)方聯(lián)系人姓名(打印并親筆簽名)
職務(wù)
邀請(qǐng)函中文翻譯樣本
邀請(qǐng)方公司名
聯(lián)系地址
電話
傳真
電子郵件
它可能關(guān)注的人，
我們打算邀請(qǐng)_申請(qǐng)人1_和申請(qǐng)人2 申請(qǐng)人工作單位訪問(wèn)我們的辦公室參加一個(gè)商業(yè)會(huì)議。本次會(huì)議將從xxx到xxx舉行。這是關(guān)于未來(lái)的我們之間的進(jìn)一步合作。我們會(huì)給他們必要的協(xié)助安排住宿、交通預(yù)訂。然而，發(fā)生的一切費(fèi)用將由他們自己承擔(dān)。
請(qǐng)參閱以下申請(qǐng)人的個(gè)人信息。
名稱(chēng)
護(hù)照號(hào)碼
出生日期
我們期待著在德國(guó)見(jiàn)到他們。請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系，如果您有任何查詢(xún)。為您考慮他們的簽證申請(qǐng)，謝謝。
以，
邀請(qǐng)方聯(lián)系人姓名(打印并親筆簽名)
簽證邀請(qǐng)函范文第3篇
《被授權(quán)單位邀請(qǐng)函》辦理指南
中國(guó)人民大學(xué)XX校區(qū)如邀請(qǐng)外國(guó)文教專(zhuān)家以外的人士來(lái)蘇中短期講學(xué)或訪問(wèn)，需協(xié)助對(duì)方辦理F簽證的，可按企業(yè)形式在工業(yè)園區(qū)一站式服務(wù)中心發(fā)起申請(qǐng)。(具體可使用校區(qū)在工業(yè)園區(qū)中小企業(yè)服務(wù)中心的賬戶(hù)登入辦理)
呈交材料
一、外國(guó)人一次入境、半年二次入境邀請(qǐng):
1、申請(qǐng)人護(hù)照復(fù)印件
2、《申請(qǐng)外國(guó)人入境審批表》(公司蓋章)
二、外國(guó)人半年多次或一年多次入境邀請(qǐng)
1、申請(qǐng)人護(hù)照復(fù)印件
2、《申請(qǐng)外國(guó)人入境審批表》(公司蓋章)
3、簽證申請(qǐng)人先前的來(lái)華簽證和出入境記錄復(fù)印件
三、外國(guó)人就業(yè)簽證通知
1、申請(qǐng)人護(hù)照復(fù)印件
2、就業(yè)許可證復(fù)印件
3、《申請(qǐng)外國(guó)人入境審批表》(公司蓋章)
申辦條件
1、接登錄一站式服務(wù)中心中心網(wǎng)站，在首頁(yè)--網(wǎng)上申報(bào)--外國(guó)人邀請(qǐng)函系統(tǒng)中進(jìn)行網(wǎng)上申報(bào)，通過(guò)后，攜帶上述相關(guān)材料前來(lái)辦理并領(lǐng)取邀請(qǐng)函。
2、外國(guó)人持一次性工作簽證入境后，在申領(lǐng)居留許可時(shí)，公安部門(mén)同時(shí)將一次簽證變更為一年多次簽證。
3、隨行家屬可與來(lái)華訪問(wèn)人員或者就業(yè)人員共同申請(qǐng)辦理F字或Z字簽證通知。
4、申請(qǐng)一年多次入境邀請(qǐng)，需申請(qǐng)人提供以往辦理過(guò)多次簽證的記錄及在最近一年內(nèi)至少4對(duì)出入中國(guó)國(guó)境記錄(即四進(jìn)四出)。
申辦流程 網(wǎng)絡(luò)申報(bào)-審核-總臺(tái)領(lǐng)號(hào)-窗口送件-案件辦理-窗口領(lǐng)件
法律依據(jù) 《中華人民共和國(guó)外國(guó)人入境出境管理法實(shí)施細(xì)則》
類(lèi) 型 承諾件(自辦件)
時(shí)限(工作日) 2
申辦地點(diǎn) XX工業(yè)園區(qū)翠園路151號(hào)工商大樓一站式服務(wù)大廳
中心網(wǎng)址
被授權(quán)單位邀請(qǐng)函范文
請(qǐng)持此表前往中國(guó)駐 大使館/領(lǐng)事館/簽證處申請(qǐng)簽證 please apply forthwith for visa at the chinese embassy/ consulate/ visa office in with this form.
被邀請(qǐng)外國(guó)人情況:
外文姓名
國(guó) 籍
職 業(yè)
護(hù)照號(hào)碼
1 2 3 4 5 擬入境日期
訪問(wèn)地點(diǎn) 事由
商務(wù)談判 簽證有效期 3 月 簽證有效次數(shù) 1 次 每次停留 30 天 邀請(qǐng)單位全稱(chēng)
xxxx工程有限責(zé)任公司
被授權(quán)單位名稱(chēng) xxxx工程有限責(zé)任公司 編號(hào) xxxx
聯(lián)系人姓名 xxx 電話 xxx-xxxxxxxx 傳真 xxx-xxxxxxxx 被授權(quán)單位負(fù)責(zé)人簽署
簽署人職務(wù): 副總經(jīng)理 被授權(quán)單位蓋章
xxxx 年月日于xx
說(shuō)明:
1. 中華人民共和國(guó)大使館 (領(lǐng)事館、簽證處) 有權(quán)視情拒發(fā)或改發(fā)簽證。
2. 本表限填五人，五人以上另填一張表。不足五人的空白部份，請(qǐng)對(duì)角劃一斜線。
3. 序號(hào)應(yīng)是本單位簽證通知表的統(tǒng)一連續(xù)編號(hào)。
填寫(xiě)說(shuō)明：
1、表中灰色部分需要填寫(xiě);除正文第三行及被邀人姓名外，其余請(qǐng)使用中文填寫(xiě);
2、大使館/領(lǐng)事館/簽證處前請(qǐng)?zhí)顚?xiě)國(guó)家或地區(qū)名稱(chēng)(如：美國(guó)、香港)，勿填寫(xiě)城市名稱(chēng)(如：紐約、悉尼);
3、隨行人員可與主要被邀人填寫(xiě)在同一張表上，主要被邀人寫(xiě)在第一行，其余人寫(xiě)在下面;主要被邀人家屬在職業(yè)欄填寫(xiě)家屬一張表限填5人，超過(guò)5人另填一張新表;
4、訪問(wèn)地點(diǎn)限填一個(gè)地點(diǎn)(通常為北京)，不可填寫(xiě)多個(gè)省市;
5、簽證有效期：來(lái)訪時(shí)間不足三個(gè)月的，一律填叁月超過(guò)三個(gè)月的，按實(shí)際情況填寫(xiě);
簽證邀請(qǐng)函范文第4篇
以人數(shù)多少而論，申請(qǐng)去美國(guó)簽證的人大致可分下述主要幾類(lèi)：
1、商務(wù)，包括采購(gòu)、推銷(xiāo)、考察、參展解決商務(wù)糾紛以及其他與商務(wù)活動(dòng)有關(guān)的人員等。
2、留學(xué)生，包括中學(xué)、大學(xué)、研究生、博士生等。
3、探親訪友，其中絕大多數(shù)為探望兒女的父母。
4、當(dāng)然還有其他很多種人員，因人數(shù)相對(duì)較少，不贅述。
絕大多數(shù)簽證申請(qǐng)人都非常想去美國(guó)，且相當(dāng)數(shù)目的人也極其有必要去美國(guó)，但拒簽比例相當(dāng)大，有時(shí)70%-80%，有時(shí)甚至高達(dá)90%。那么誰(shuí)會(huì)獲簽，誰(shuí)會(huì)遭拒簽?zāi)兀抗P者特舉以下幾個(gè)案例，與同胞們共同探討簽證成功的經(jīng)驗(yàn)與失敗的教訓(xùn)。
案例一：女，60多歲，她說(shuō)，兒子在美國(guó)某學(xué)校畢業(yè)后在美國(guó)公司工作（下面幾例探親背景與此例背景大同小異），已七八年了，她們（包括了她丈夫）未去探親過(guò)；老伴已退休，她退休前是某研究所高級(jí)工程師。老伴也想一起去，但因身體不好，不能坐飛機(jī)，所以去不了。兒子在某市任政府官員，女兒在中國(guó)某市等，還有一孫子。她申請(qǐng)到美國(guó)呆3個(gè)月……她獲得了簽證。
案例分析：成功在于除文字材料有力外，她說(shuō)出了在中國(guó)有生活保障（退休金），有她牽掛的老伴、兒子、孫子，所以她會(huì)回來(lái)。
案例二：一對(duì)老夫妻將近70歲，氣質(zhì)不錯(cuò)，雙雙退休，背景與案例1幾乎完全相同，回簽并無(wú)破綻，這在我們中國(guó)人和所有注重人權(quán)的人包括美國(guó)大眾看來(lái)很正常，但遭拒簽。
案例分析：兩人同去，是大忌，存在不回來(lái)的可能性，所以拒簽。
案例三：男，近50歲，氣質(zhì)一般，雙手捧資料盒。
問(wèn)："你去美國(guó)干什么？"答："去采購(gòu)設(shè)備。"
問(wèn)："什么設(shè)備？"答："加氣設(shè)備。"
問(wèn)："什么叫加氣設(shè)備？"答："制造混凝土構(gòu)件時(shí)，向里充填氣體的設(shè)備。"
問(wèn)："你是做什么工作的？"答："XX省公路局計(jì)劃副處長(zhǎng)。"
問(wèn)："計(jì)劃處是做什么的？"答："上項(xiàng)目時(shí)，我們批錢(qián)。"
問(wèn)："你一個(gè)月工資是多少？"答："一千五六。"
簽證官說(shuō)："根據(jù)美國(guó)移民法，我不能給你簽證。"
案例分析：忌一，并不精制的資料盒是低檔的象征，且雙手捧，給人身份不高的印象。佛靠金身，代表國(guó)家去國(guó)外采購(gòu)價(jià)格不菲設(shè)備的人的氣質(zhì)、衣著、用具等都應(yīng)達(dá)到相應(yīng)的檔次。 忌二，并非新技術(shù)，并非高技術(shù)，并非高精設(shè)備沒(méi)必要到國(guó)外采購(gòu)。忌三，因無(wú)法看到文字材料，不好斷言，但就一般采購(gòu)慣例與程序來(lái)講，雙方會(huì)有相當(dāng)多的往來(lái)文件，如信函、傳真、樣本、合同、主機(jī)和相關(guān)輔助設(shè)備明細(xì)表及價(jià)格單。他們的談話從未提及、涉及到類(lèi)似內(nèi)容，估計(jì)沒(méi)有這些文件。以采購(gòu)身份申請(qǐng)簽證除美方有力度公司得體邀請(qǐng)函之外，上述那些文件是必不可少的。
案例四：男，30歲左右，身份是廠長(zhǎng)，以解決貿(mào)易糾紛名義申請(qǐng)簽證。
問(wèn)"為什么去美國(guó)？" 答："我們生產(chǎn)的產(chǎn)品供美國(guó)XX公司，我們生產(chǎn)的產(chǎn)品經(jīng)嚴(yán)格檢驗(yàn)后我們才能發(fā)貨。但現(xiàn)在XX公司說(shuō)我們產(chǎn)品質(zhì)量有問(wèn)題，不付款，我去美國(guó)……"
問(wèn)："那美國(guó)公司為什么與你做生意？"答："因?yàn)樗I(mǎi)產(chǎn)品。"
結(jié)果：拒簽。
案例分析：這位申請(qǐng)人栽在了"因?yàn)樗I(mǎi)產(chǎn)品"這句回答上。這位申請(qǐng)人是廠長(zhǎng)，生產(chǎn)這種產(chǎn)品的工廠不只你一家，雖然你也在候選廠之內(nèi)，美國(guó)公司不一定找你。如像下面這樣回簽是否會(huì)是另一結(jié)局？
答：那家美國(guó)公司在與我廠做生意前曾在中國(guó)找過(guò)好幾個(gè)廠，都不滿意，后來(lái)某某進(jìn)出口公司介紹那家美國(guó)公司到我廠，他們對(duì)我廠的設(shè)備、技術(shù)、管理，產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)都非常滿意。于是我廠按他們提供的圖紙打樣品，樣品合格后，成批發(fā)貨，因?yàn)槲覀儺a(chǎn)品質(zhì)量好，達(dá)到了他們的要求，價(jià)格有競(jìng)爭(zhēng)性，他們省了錢(qián)，因而有錢(qián)可賺。另外，我們的服務(wù)也好，所以，他們與我們做生意。其實(shí)這是一個(gè)極好回簽的問(wèn)題，實(shí)際是個(gè)機(jī)會(huì)題，不知這位申請(qǐng)人怎么居然會(huì)在這倒下了。
案例五：男，40多歲，部門(mén)經(jīng)理，曾代表公司常駐K國(guó)，想去美國(guó)開(kāi)拓市場(chǎng)，并無(wú)去后不回之意。他用本公司同事的美國(guó)客戶(hù)給他發(fā)來(lái)的邀請(qǐng)函去簽證，面談時(shí)，草草幾句話即遭拒簽，他一直不明白是什么原因。
案例分析：毛病出在邀請(qǐng)函上。該邀請(qǐng)函只有簡(jiǎn)單得不能再簡(jiǎn)單的幾句話，大意是邀請(qǐng)他在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候訪問(wèn)該公司。該邀請(qǐng)函給人的強(qiáng)烈感覺(jué)是：1、去不去都行，甚至可以說(shuō)不必去，因?yàn)槟巧厦娌⑽磳?xiě)明具體去干什么，當(dāng)然更談不上事情之大小、重要程度；2、什么時(shí)候去都無(wú)所謂，適當(dāng)時(shí)侯嘛！
簽證邀請(qǐng)函范文第5篇
不一定。以前因公護(hù)照的簽證情況確實(shí)比因私護(hù)照的簽證情況好。這主要是兩方面的原因: 一是從總體上看以前持因公護(hù)照申請(qǐng)簽證的人本身的條件好于因私護(hù)照申請(qǐng)人，簽證率高是因?yàn)閳F(tuán)員本身?xiàng)l件好，與他們拿什么護(hù)照沒(méi)有什么關(guān)系。二是因公護(hù)照畢竟有外事系統(tǒng)把了一道關(guān)，早期這道關(guān)把得還比較嚴(yán)。但后來(lái)因?yàn)橥馐孪到y(tǒng)也出了不少問(wèn)題，因公護(hù)照的拒簽率反倒越來(lái)越高。從總體上看，過(guò)去一兩年，因公護(hù)照的簽證情況越來(lái)越差，因私護(hù)照的簽證情況越來(lái)越好。
2. 問(wèn): 因私護(hù)照是否比因公護(hù)照簽證要慢?
不是。如果沒(méi)有特別問(wèn)題，美國(guó)給申請(qǐng)人回復(fù)的時(shí)間都是48小時(shí)。即在收件后的兩個(gè)工作日內(nèi)，美國(guó)使領(lǐng)館會(huì)給予回復(fù)。要麼通知前來(lái)面談(指綠皮公務(wù)護(hù)照)，要麼通知補(bǔ)充資料，要麼通知拒簽，要麼通知取簽。有時(shí)因私簽證的速度更快，因?yàn)轭I(lǐng)事當(dāng)時(shí)就決定是否給予簽證。
3. 什么公司發(fā)邀請(qǐng)函重要嗎?
重要。但只是在一個(gè)意義上重要，就是正規(guī)的大公司不會(huì)亂發(fā)邀請(qǐng)，不會(huì)賣(mài) 邀請(qǐng)，沒(méi)有信譽(yù)的公司可能賣(mài)邀請(qǐng)。但這絕不能理解為大公司發(fā)邀請(qǐng)就一定 能保證您獲得簽證。最重要的還是申請(qǐng)人本人的條件。如果本人條件不好，再大的公司發(fā)邀請(qǐng)函也沒(méi)用。事實(shí)上，象IBM，惠普這種巨型公司邀請(qǐng)的人也經(jīng)常遭拒簽，包括他們自己在中國(guó)工作的員工。當(dāng)然邀請(qǐng)函的英文是否流暢，文字是否優(yōu)美，領(lǐng)事是否看著煩也是一個(gè)因素。
4. 什么樣的訪美理由容易獲得簽證?
什么樣的理由都行，但絕不能是一看就不真實(shí)的理由，例如最經(jīng)常見(jiàn)到的是: 去美國(guó)采購(gòu)設(shè)備。如果你們以前沒(méi)有來(lái)過(guò)美國(guó)，美國(guó)老也沒(méi)去過(guò)，你們之前連面都沒(méi)有見(jiàn)過(guò)，你們對(duì)設(shè)備還根本就不了解，您就說(shuō)來(lái)采購(gòu)設(shè)備，誰(shuí)都不信。既然您提供了虛假的訪美目的，那的真實(shí)目的可能是有問(wèn)題的，領(lǐng)館當(dāng)然會(huì)給您拒簽。
5. 最經(jīng)常被拒簽的理由是什么?
表面上，最經(jīng)常被拒簽的理由可能是您訪美目的不明確等等，實(shí)際上，最經(jīng)常的是: 簽證領(lǐng)事認(rèn)為您提供了不實(shí)的邀請(qǐng)函，他或她這么認(rèn)為可能是因?yàn)?
A.邀請(qǐng)函的格式完全不是美國(guó)人習(xí)慣的格式，而后面又是老美的簽名。
B.邀請(qǐng)內(nèi)容不符合在美國(guó)的常識(shí)，例如你們的邀請(qǐng)是由一個(gè)水泥廠發(fā)的，邀請(qǐng)書(shū)上寫(xiě)邀請(qǐng)你們來(lái)參觀好幾家水泥廠，這就不符合常識(shí)，一家廠不會(huì)邀請(qǐng)你們來(lái)在看了他們廠之后再帶您去他的競(jìng)爭(zhēng)者那里。再如邀請(qǐng)書(shū)上寫(xiě)的訪問(wèn)日期是美國(guó)的節(jié)假日或者報(bào)稅截至日或者是大家最繁忙的時(shí)候而你們的訪問(wèn)看上去又不是那么重要。
6. 面談時(shí)，我要怎樣回答領(lǐng)事的問(wèn)題?
最好的回答就是據(jù)實(shí)回答。辦一天的事就是辦一天的事，半天的事就是半天的事，其他的時(shí)間玩就是玩。如果您每年都有時(shí)間到美國(guó)在辦事的同時(shí)度一個(gè)假期，領(lǐng)事會(huì)認(rèn)為您的生意做得很成功。他能提出的問(wèn)題是: 為什么不帶您的家人跟您一起去? 千萬(wàn)不要以為您說(shuō)您到美國(guó)有多少多少事，或者要買(mǎi)多少多少東西才容易獲得簽證，不是。您買(mǎi)不買(mǎi)東西與簽證領(lǐng)事毫不相干，他才不管您買(mǎi)不買(mǎi)東西，那不是他的事。但如果您這樣以為進(jìn)而亂編一套訪問(wèn)美國(guó)的理由，就可能編出很多漏洞，就容易被拒簽。
7. 在申請(qǐng)簽證的時(shí)候最應(yīng)該避免的是什么?
A.提供不實(shí)的申請(qǐng)材料，
B.提供不實(shí)的邀請(qǐng)，
C.面談時(shí)提供不實(shí)的信息。
請(qǐng)記住: 最重要的不是您訪美有沒(méi)有充足的理由，老美不管您去干嗎? 去玩也挺好，老美只管您結(jié)束了美國(guó)訪問(wèn)之后回不回來(lái)。如果他發(fā)現(xiàn)您在任何場(chǎng)合提供了不實(shí)的東西，他就開(kāi)始懷疑您真實(shí)的訪問(wèn)目的。因?yàn)樗幻靼? 如果您的訪問(wèn)目的是堂堂正正的，還為什么要撒謊呢?
8. 什么團(tuán)體最容易被拒簽?
A.多數(shù)團(tuán)員年齡在40以下，65以上，
B.多數(shù)人出生地與護(hù)照發(fā)放地不同，
C.來(lái)自某一個(gè)單位的人很多又沒(méi)有非常明確的訪美目的。
D.男女比例不恰當(dāng)。
簽證邀請(qǐng)函范文第6篇
外國(guó)人來(lái)華邀請(qǐng)函模板
XXth October, 20XX(時(shí)間)
Karen Lew(被邀請(qǐng)人姓名)
XX21 Its Rd
Rated QLD 4106(被邀請(qǐng)人通信地址)
Dear Karen: (以下是正文了，說(shuō)明邀請(qǐng)?jiān)蚣按蟾诺牡皆L、停留、離開(kāi)時(shí)間)
PPS Dalian, China would like to invite you to visit our manufacturing plant in October for business meeting.
We would be obliged if you could arrive around the 18th October and be available for approximately 7 days, departing on 25th, October, 20XX.
I look forward to catching up with you on your arrival to China.
Kind regard,
Zhang Xiaoniu
General Manager, PPS Hi-Tech Co., Ltd
拓展閱讀：
一、邀請(qǐng)外國(guó)人單次短期入境規(guī)定及材料
(一)邀請(qǐng)外國(guó)人規(guī)定:
(1)G類(lèi)簽證(1或3個(gè)月1次)
(2)填寫(xiě)《邀請(qǐng)外國(guó)人來(lái)華申請(qǐng)表》(可在舟山市外僑辦網(wǎng)站首頁(yè)表格下載中下載，務(wù)必打印)，來(lái)華申請(qǐng)表上要有法人或涉外分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。
(二)被邀請(qǐng)外國(guó)人提供材料
(1)被邀請(qǐng)人護(hù)照及海員證，護(hù)照信息頁(yè)及來(lái)華簽證頁(yè)信息(有效期內(nèi)，復(fù)印件務(wù)必清晰) 復(fù)印件;
(2)被邀請(qǐng)人單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件;
(3)被邀請(qǐng)人與所在單位的在職證明或勞動(dòng)合同 復(fù)印件;
(4)被邀請(qǐng)人最近一次來(lái)華簽證記錄及出入境章頁(yè)的 復(fù)印件;
(5)被邀請(qǐng)人不在其國(guó)籍國(guó)，需要在所在國(guó)家辦理簽證，需提供所在國(guó)的居留許可證或政府部門(mén)頒發(fā)的相關(guān)工作證件。
(三)邀請(qǐng)單位提供材料
(1)首次辦理的邀請(qǐng)單位需提供本單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件和復(fù)印件。
(2)《邀請(qǐng)外國(guó)人來(lái)華申請(qǐng)表》
上述材料報(bào)送市外僑辦、各縣(區(qū))外僑辦各1份。
二. 被邀請(qǐng)外國(guó)人多次入境規(guī)定及材料:
(一)邀請(qǐng)外國(guó)人規(guī)定
(1)M或F類(lèi)簽證(6個(gè)月1/2/多次):
(2)填寫(xiě)《邀請(qǐng)外國(guó)人來(lái)華申請(qǐng)表》(可在舟山市外僑辦網(wǎng)站首頁(yè)表格下載中下載，務(wù)必打印)，來(lái)華申請(qǐng)表上要有法人或涉外分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。
(二)被邀請(qǐng)外國(guó)人提供材料
(1)被邀請(qǐng)人護(hù)照及海員證，護(hù)照信息頁(yè)及來(lái)華簽證頁(yè)信息(有效期內(nèi)，復(fù)印件務(wù)必清晰) 復(fù)印件;
(2)被邀請(qǐng)人單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件;
(3)被邀請(qǐng)人與所在單位的在職證明或勞動(dòng)合同;
(4)被邀請(qǐng)人最近一次來(lái)華簽證記錄及出入境章頁(yè)的復(fù)印件;
(5)被邀請(qǐng)人不在其國(guó)籍國(guó)，需要在所在國(guó)家辦理簽證，需提供所在國(guó)的居留許可證或政府部門(mén)頒發(fā)的相關(guān)工作證件。
注:申辦6個(gè)月多次簽證，被邀請(qǐng)人提供外方公司和中方公司出具的多次業(yè)務(wù)來(lái)往的相關(guān)證明，并提供一年內(nèi)F或M簽證2次以上。
(三)邀請(qǐng)單位提供材料
(1)首次辦理的邀請(qǐng)單位需提供本單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件和復(fù)印件;
(2)《邀請(qǐng)外國(guó)人來(lái)華申請(qǐng)表》
(3)中方公司出具與外方公司派遣人員在6個(gè)月有多次業(yè)務(wù)來(lái)往的相關(guān)證明。
簽證邀請(qǐng)函范文第7篇
朝鮮
朝鮮是公認(rèn)的世界上最難獲得簽證的國(guó)家之一。就連韓國(guó)游客都難以進(jìn)入。而且即使被允許進(jìn)入朝鮮的游客，不管來(lái)自哪個(gè)國(guó)家，在這里逗留期間都會(huì)由朝鮮“導(dǎo)游”全程陪同。這樣的信息讓原本計(jì)劃去朝鮮的人也開(kāi)始猶豫起來(lái)。你要說(shuō)它封閉吧，似乎也不是，前倆月NBA前著名球星羅德曼還在那玩得不亦樂(lè)乎呢，雖然含有些外交因素，但也像世界證明了“我們也是好客的”，不過(guò)除了公干，前往朝鮮旅游的人實(shí)在不多，再加上原本就不是很高的簽證通過(guò)率，讓這個(gè)國(guó)家的大使館一直籠罩著“簽證難”的陰影。
俄羅斯
一個(gè)很強(qiáng)勢(shì)的國(guó)度，難怪斯諾登都來(lái)這里待上一陣子。
申請(qǐng)這里的簽證一定要向俄羅斯大使館提供俄羅斯旅行社的邀請(qǐng)函，當(dāng)然跟團(tuán)出行的話會(huì)比較方便，只需要旅游簽證，可以在此逗留30天。但要選擇個(gè)人出行的話，則需要商務(wù)簽證了，這時(shí)那張邀請(qǐng)函就會(huì)顯得格外重要，因?yàn)闆](méi)有的話是無(wú)法辦理的。
不過(guò)一旦到了這里還需要特別注意，千萬(wàn)別丟了護(hù)照或逾期逗留，否則游客們會(huì)感到回到祖國(guó)實(shí)在太難。
剛果
以前形容這個(gè)國(guó)家就是戰(zhàn)爭(zhēng)與死亡，盡管現(xiàn)在沒(méi)有以前那么危險(xiǎn)了，去的人逐漸增多，但申請(qǐng)簽證的手續(xù)仍然十分麻煩——需要開(kāi)具能證明已預(yù)訂酒店的材料的復(fù)印件，如果在剛果是和朋友或親人居住，一份在剛果共和國(guó)接待人的邀請(qǐng)函可以代替酒店預(yù)訂證明。此邀請(qǐng)函是寫(xiě)給剛果共和國(guó)大使館簽證處的，要說(shuō)明接待人和申請(qǐng)人的關(guān)系，此行的時(shí)間和將居住地的電話和地址等等。
剛果的簽證有效期是90天，停留時(shí)間為30天，簽證費(fèi)用一般是1900元人民幣，當(dāng)然也不排除會(huì)遇到被收取“非官方費(fèi)用”的可能。
安哥拉
非洲西部這個(gè)美麗的國(guó)家被譽(yù)為“未來(lái)非洲最富裕的國(guó)度”，每年有越來(lái)越多的游客前往這里，不過(guò)要獲得安哥拉的簽證則需要大量的等待，因?yàn)槠渖暾?qǐng)簽證的時(shí)間很長(zhǎng)；除此以外還需要準(zhǔn)備更多的費(fèi)用——領(lǐng)事費(fèi)、邀請(qǐng)函以及每天至少100美元的經(jīng)濟(jì)資助和免疫接種證明的費(fèi)用。
伊朗
這是個(gè)對(duì)本國(guó)接納外國(guó)游客極負(fù)責(zé)任的國(guó)家——所有簽證都必須經(jīng)過(guò)德黑蘭外交部的同意，因?yàn)檫@樣，使這個(gè)過(guò)程變得漫長(zhǎng)而又無(wú)奈，因?yàn)樵谏暾?qǐng)簽證的過(guò)程中，你幾乎得不到申請(qǐng)進(jìn)度的反饋，除了等待便是等待，因此，計(jì)劃前往伊朗的話便要做好持久準(zhǔn)備。此外，由于國(guó)際關(guān)系問(wèn)題，持有英國(guó)和美國(guó)護(hù)照的人會(huì)在到達(dá)伊朗時(shí)進(jìn)行指紋認(rèn)證。
敘利亞
就目前的國(guó)際環(huán)境來(lái)看，敘利亞并不是很安全?，F(xiàn)在英國(guó)已經(jīng)暫停了敘利亞的簽證申請(qǐng)，如果申請(qǐng)程序開(kāi)啟，游客將需要攜帶自己領(lǐng)事館開(kāi)出的推薦信，這封推薦信的收費(fèi)不菲，而且會(huì)隨著拿到簽證的時(shí)間延長(zhǎng)而增加。
沙特阿拉伯
在沙特阿拉伯旅游的游客不在少數(shù)，不過(guò)，這并不證明這里的簽證便會(huì)容易，一系列的額外要求令這里的簽證變得很難。
根據(jù)該國(guó)規(guī)定，未婚情侶是不允許單獨(dú)來(lái)沙特旅游的；必須以個(gè)人名義分別參加旅行團(tuán)，然而30歲以下的女性必須由丈夫或兄弟隨同，當(dāng)游客滿足這些條件的才可以去嘗試簽證。
圣多美和普林西比
聽(tīng)過(guò)這個(gè)非洲島嶼國(guó)家名字的人一定不在多數(shù)，因?yàn)槠漶v外領(lǐng)事館及少，因此游客最好通過(guò)旅行社申請(qǐng)簽證。除了需要出示常規(guī)證明之外，游客還將準(zhǔn)備黃熱病疫苗接種證明。不過(guò)即使這樣也不會(huì)確保簽證的通過(guò)。
美國(guó)
《中國(guó)合伙人》里面的一些細(xì)節(jié)就告訴了我們，美國(guó)簽證很難。
不過(guò)那是上世紀(jì)的事情了，如今獲得美國(guó)的旅游簽證已經(jīng)簡(jiǎn)單許多，雖然還是有很多人為美國(guó)簽證犯愁。每天在美國(guó)駐華大使館前都會(huì)排起長(zhǎng)長(zhǎng)的隊(duì)伍，而期間的安保措施會(huì)讓每一個(gè)到此的游客感到這里有種高高在上的感覺(jué)。而因?yàn)槊绹?guó)的簽證一直都是面簽，這也讓在面對(duì)簽證官的時(shí)候顯得緊張，甚至不安，這些都會(huì)影響簽證過(guò)程的順利。簽證官會(huì)拋出一個(gè)又一個(gè)的問(wèn)題來(lái)試探面簽者“留”在美國(guó)的幾率，不過(guò)只要有足夠的財(cái)產(chǎn)證明以及身份證明，還是很容易通過(guò)的。只是對(duì)一些有前科的人來(lái)說(shuō)則會(huì)變得出奇的難，比如吸毒等。
蘇丹
來(lái)這個(gè)國(guó)家的游客一定要注意自己是否已經(jīng)去過(guò)以色列，因?yàn)槿绻o(hù)照上有以色列簽注的印章，不管簽注是在有效期內(nèi)還是已經(jīng)過(guò)了有效期，都將會(huì)被拒——國(guó)與國(guó)之間的問(wèn)題。此外游客必須有介紹信，以及至少6個(gè)月的護(hù)照有效期，所以想前往蘇丹的人們需要準(zhǔn)備的很多。
簽證邀請(qǐng)函范文第8篇
所有申請(qǐng)臨時(shí)居民簽證(短期訪問(wèn))的個(gè)人或團(tuán)組(包括官方公務(wù)代表團(tuán))都必須遞交下列文件：
a.兩份用英文或法文填寫(xiě)的“ 臨時(shí)居民簽證申請(qǐng)表”（表格可從www.省略.cn網(wǎng)站上下載）,并簽名，注明日期。在每份表格上須親筆簽名。
注意：將你雇主的電話和傳真號(hào)碼一并填寫(xiě)在表格第10 欄內(nèi)。
b.一份用中文及英文，或中文及法文填寫(xiě)的“ 家屬表、教育和就業(yè)細(xì)節(jié)表”，并簽名，注明日期。在每份表格上須親筆簽名（也可從上述網(wǎng)站上下載）。
c.四張?jiān)诮鶄€(gè)月以?xún)?nèi)拍攝的符合護(hù)照像尺寸要求的照片（彩色或黑白均可），并在每張照片的背面用漢語(yǔ)拼音清晰地注明該申請(qǐng)人的姓名和出生日期（依照“日/月/年”的順序并請(qǐng)用圓珠筆寫(xiě)勿用鋼筆以防止印透）
d. 護(hù)照或旅行證件的原件，其中至少有一頁(yè)空白頁(yè)，其有效期至少要持續(xù)到你計(jì)劃從加拿大離境日期后的一個(gè)月。
e. 兩張寫(xiě)好自己通訊地址的可粘貼標(biāo)簽，將你的姓名、地址和郵政編碼用中文填寫(xiě)在上面。
f.申請(qǐng)費(fèi)。 持外交或公務(wù)護(hù)照的申請(qǐng)人無(wú)需交費(fèi)，但持因公普通護(hù)照或私人護(hù)照的申請(qǐng)人需要交費(fèi)。
商務(wù)簽證（商務(wù)訪問(wèn)個(gè)人/團(tuán)組）
每個(gè)團(tuán)組或個(gè)人需提供一份由加方出具的邀請(qǐng)函（原件或傳真件均可）。邀請(qǐng)函必須由將與申請(qǐng)人直接發(fā)生商務(wù)關(guān)系的加方人士出具。邀請(qǐng)函中應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a. 申請(qǐng)人的全名、職務(wù)、公司地址、聯(lián)系電話和傳真號(hào)碼；
b. 申請(qǐng)團(tuán)組所有成員的姓名、職務(wù)以及他們雇主的姓名； c. 一份有關(guān)發(fā)出邀請(qǐng)?jiān)傻暮?jiǎn)要說(shuō)明和即將開(kāi)展的商務(wù)或貿(mào)易情況的詳細(xì)介紹；
d. 此次訪問(wèn)預(yù)計(jì)的起止時(shí)間，以及完整的日程安排；
e. 說(shuō)明由誰(shuí)來(lái)負(fù)擔(dān)訪問(wèn)中所有的費(fèi)用；
f. 如果加方邀請(qǐng)人與中方企業(yè)之間曾簽署過(guò)合同或協(xié)議，提供合同或協(xié)議的復(fù)印件.
g. 填寫(xiě)完整的“商務(wù)團(tuán)組附加信息”表格。
所有申請(qǐng)文件須與你的申請(qǐng)表及申請(qǐng)受理費(fèi)同時(shí)遞交。
以團(tuán)組為單位提供由中國(guó)相關(guān)外事或外貿(mào)部門(mén)出具的照會(huì)；持私人護(hù)照的申請(qǐng)人，提供一封由中方雇主出具的信函，證明此次訪問(wèn)加拿大的目的是邀請(qǐng)函中所提到的內(nèi)容，而且此次訪問(wèn)計(jì)劃已獲得批準(zhǔn)。信中必須用中文注明雇主的姓名、地址、電話和傳真號(hào)碼。
探親訪友簽證
你的邀請(qǐng)人需提供：
a. 說(shuō)明訪問(wèn)目的的邀請(qǐng)函；
b. 加拿大邀請(qǐng)人的家庭成員名單；
c. 邀請(qǐng)人的加拿大移民紙復(fù)印件、加拿大永久居民卡復(fù)印件、加拿大公民證復(fù)印件或加拿大護(hù)照復(fù)印件
下列文件的原件或公證件：
a.由加拿大海關(guān)和稅務(wù)總署(Canada Customs and Revenue Agency) 出具的稅收狀況證明；
b.說(shuō)明邀請(qǐng)人收入情況的受雇信
申請(qǐng)人需提供：
a. 一份由雇主出具的準(zhǔn)假信，信中須包括以下內(nèi)容：你的姓名、職務(wù)、現(xiàn)在的工資數(shù)額。信中還必須用中文注明你雇主的姓名、地址、電話和傳真號(hào)碼；
b. 反映目前存款狀況的銀行證明。
旅游簽證
一封由你的雇主出具的準(zhǔn)假信，信中須包括以下內(nèi)容：你的姓名、職務(wù)、現(xiàn)在的工資數(shù)額。準(zhǔn)假信應(yīng)使用單位信頭的信箋，信中還必須用中文注明你雇主的姓名、地址、電話和傳真號(hào)碼。
如果你是學(xué)生，且計(jì)劃利用學(xué)校假期之外的時(shí)間旅游，遞交一封由你學(xué)校出具的確認(rèn)函，證明你現(xiàn)在注冊(cè)在學(xué)，表現(xiàn)良好，并證明學(xué)校已給你準(zhǔn)假。
留學(xué)生返回加拿大簽證（持有效的學(xué)習(xí)許可）
a.新學(xué)期的錄取通知書(shū)或注冊(cè)證明；
b.本學(xué)期和/或上學(xué)期的注冊(cè)及在學(xué)證明；
c.加拿大學(xué)習(xí)許可的復(fù)印件。
過(guò)境簽證
a.你的機(jī)票復(fù)印件及行程路線。請(qǐng)注明你將入境加拿大的次數(shù)，每次入境的日期和時(shí)間；
b.最終目的地國(guó)的有效簽證（如前往目的地國(guó)需要簽證）；
c.目的地國(guó)邀請(qǐng)人出具的邀請(qǐng)函，或說(shuō)明你此行目的的計(jì)劃書(shū)。
注意：如果你在訪加期間還打算去美國(guó)，你在加拿大停留期內(nèi)直接從美國(guó)再次入境加拿大不需要多次入境簽證。
二、如何受理短期訪問(wèn)簽證
短期訪問(wèn)簽證審理時(shí)間
因私/旅游訪問(wèn)（親自遞交）： 收到申請(qǐng)后的下一個(gè)工作日
因私/旅游訪問(wèn)（通過(guò)郵寄辦理）： 收到申請(qǐng)后的3 周
商務(wù)訪問(wèn)個(gè)人/團(tuán)組： 收到申請(qǐng)后的5 個(gè)工作日
在通常情況下，短期訪問(wèn)簽證（臨時(shí)居民訪問(wèn)簽證）申請(qǐng)的辦理時(shí)間如下：（但是，在需要對(duì)所提供的信息進(jìn)行核實(shí)，需要獲取更多的信息，需要與申請(qǐng)人面談或需要翻譯申請(qǐng)文件的情況下，受理時(shí)間可能有所延長(zhǎng)。下述受理時(shí)間不包括郵寄時(shí)間）
通過(guò)郵寄辦理的時(shí)間將在此基礎(chǔ)上延長(zhǎng)數(shù)周。
臨時(shí)居民簽證(短期) 一次入境費(fèi)用 加幣75 或人民幣400
臨時(shí)居民簽證(短期) 多次入境費(fèi)用 加幣150 或人民幣800
遞交了所需文件并不能保證你的申請(qǐng)將被批準(zhǔn)；但是，不提供這些文件將增大你的申請(qǐng)被拒簽的可能性。如果你無(wú)法提供所要求的文件，你應(yīng)該遞交一封書(shū)面信函解釋無(wú)法提供文件的原因，并提供你認(rèn)為與申請(qǐng)相關(guān)的其他信息。簽證處只接受英文或法文的文件。所有中文的文件必須附有英文或法文的翻譯件。
所有申請(qǐng)表格均免費(fèi)發(fā)送，并可從使館網(wǎng)址下載：www.省略.cn。表格可復(fù)印使用，但須印質(zhì)清晰。
簽證處來(lái)訪
如果你來(lái)加拿大使館，請(qǐng)到使館北區(qū)辦公樓A號(hào)、B號(hào)或C號(hào)窗口領(lǐng)取進(jìn)入使館的票號(hào)。進(jìn)門(mén)的票號(hào)只發(fā)給在簽證處有簽證事務(wù)的人。
領(lǐng)取簽證申請(qǐng)表沒(méi)有必要進(jìn)入使館：表格可以從網(wǎng)上下載也可以在使館北樓的A號(hào)，B號(hào)或C號(hào)窗口領(lǐng)取，辦公時(shí)間是從周一至周四，上午8:15時(shí)到11:30時(shí)和下午14:30時(shí)到15:30時(shí)。
如果你被要求面談，請(qǐng)直接到安檢處。出示面談通知信后你就可以進(jìn)入使館。到等候大廳后請(qǐng)到7號(hào)窗口領(lǐng)取票號(hào)。
周一至周四上午8:15時(shí)至11:30時(shí)和下午14:30時(shí)至15:30時(shí)，可以在門(mén)房回答簽證申請(qǐng)進(jìn)展的查詢(xún)（如果你有正確格式的授權(quán)書(shū)）。遵照加拿大隱私法的規(guī)定，不接受任何關(guān)于申請(qǐng)進(jìn)展情況的電話查詢(xún)。你只能在周一至周四下午14:30時(shí)到15:30時(shí)領(lǐng)取材料。
另外，在有事先預(yù)約的情況下，在周一至周四下午14:30時(shí)至15:30時(shí)也對(duì)外開(kāi)放。
加拿大在各地的領(lǐng)事館地址和郵編:
加拿大駐滬總領(lǐng)館: 上海市南京西路1376號(hào) 200040,
加拿大駐穗總領(lǐng)館: 廣州市流花路 510015,
加拿大駐重慶總領(lǐng)館: 重慶市渝中區(qū)五一路 400010,
申請(qǐng)?jiān)L問(wèn)簽證，學(xué)生或工作許可，你可以通過(guò)郵寄方式或親自到使館遞交申請(qǐng)。 移民申請(qǐng)只能通過(guò)郵寄方式遞交。
郵寄方式：
將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表，包括申請(qǐng)費(fèi) 連同申請(qǐng)材料一起寄往下列地址（申請(qǐng)費(fèi)應(yīng)通過(guò)郵局匯寄，切勿在郵件中夾寄現(xiàn)金）：
中國(guó)北京朝陽(yáng)區(qū)東直門(mén)外大街19號(hào) 100600
加拿大使館簽證處
親自遞交：
簽證邀請(qǐng)函范文第9篇
關(guān)鍵詞：國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議 會(huì)務(wù) 學(xué)術(shù) 管理
學(xué)術(shù)會(huì)議是指具有同樣專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景的人為研究問(wèn)題、交流信息、獲取知識(shí)、統(tǒng)一思想等目的在特定的時(shí)間和地點(diǎn)聚集，按照一定的規(guī)則所進(jìn)行的交流、講解、討論等活動(dòng)。根據(jù)我國(guó)國(guó)際會(huì)議推展協(xié)會(huì)定義的標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議應(yīng)達(dá)到包括主辦國(guó)在內(nèi)的至少2個(gè)國(guó)家以上；與會(huì)人數(shù)需達(dá)50人以上；外國(guó)與會(huì)人數(shù)需占與會(huì)人數(shù)的20%以上。大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議通常是指注冊(cè)參會(huì)人數(shù)在200人以上的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議。
隨著中國(guó)科研能力和水平的提高，越來(lái)越多的大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議將在中國(guó)召開(kāi)。它們的成功舉辦不僅交流了該領(lǐng)域國(guó)際前沿的最新進(jìn)展，更好的促進(jìn)了學(xué)術(shù)交流與合作，而且對(duì)提升我國(guó)該學(xué)科在國(guó)際上的知名度和影響力具有重要的作用和意義。近些年來(lái)，陸續(xù)發(fā)表了一些對(duì)國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的總結(jié)，但現(xiàn)代科技為人們生活方式帶來(lái)的巨大變革，對(duì)傳統(tǒng)的基于人工方式的邀請(qǐng)報(bào)告人管理、注冊(cè)、投稿、審稿等會(huì)務(wù)工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。此外，相比于中小型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議，大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的籌備周期更長(zhǎng)、管理更為復(fù)雜、需要建立全面地、系統(tǒng)地、科學(xué)地組織管理體系。本文試圖從節(jié)省人工和時(shí)間成本出發(fā)，尋找保障信息的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性的有效途徑，建立通用的大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的組織管理體系（圖1）。
大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的籌備應(yīng)至少在會(huì)議召開(kāi)時(shí)間的前一年半或更長(zhǎng)時(shí)間。主要包含兩大方面的工作（圖2）：學(xué)術(shù)部分和會(huì)務(wù)部分，分別由學(xué)術(shù)組和會(huì)務(wù)組完成。學(xué)術(shù)部分是國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的關(guān)鍵，直接決定了會(huì)議的學(xué)術(shù)水平以及大會(huì)是否可以按日程順利舉行；會(huì)務(wù)部分的所有工作都將圍繞學(xué)術(shù)部分而展開(kāi)，為學(xué)術(shù)部分服務(wù)。
一、學(xué)術(shù)部分工作
1.確定和發(fā)出邀請(qǐng)報(bào)告（Speaker）
會(huì)議邀請(qǐng)報(bào)告（Speaker）通常包括以下幾類(lèi)：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘書(shū)處學(xué)術(shù)組工作人員受主席的委托，承擔(dān)發(fā)送邀請(qǐng)函的具體工作，并記錄和統(tǒng)計(jì)他們的回復(fù)情況、特別要求等各種相關(guān)信息。
在目前的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議中，邀請(qǐng)報(bào)告人的數(shù)量可能會(huì)達(dá)到參會(huì)人員的30%或更多。且報(bào)告人的邀請(qǐng)類(lèi)別更改、信息更改、回復(fù)狀態(tài)更改、暫時(shí)不確定等因素繁多，因此建立“邀請(qǐng)報(bào)告人數(shù)據(jù)庫(kù)”是極其必要的，可以保證信息數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。數(shù)據(jù)庫(kù)中的關(guān)鍵字段應(yīng)包括：姓名、學(xué)校（國(guó)家）、Email、邀請(qǐng)類(lèi)別（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀請(qǐng)函發(fā)送狀態(tài)（已發(fā)送/未發(fā)送）、回復(fù)狀態(tài)（接受/拒絕/暫時(shí)無(wú)法確定）、變更情況（類(lèi)別變更/回復(fù)狀態(tài)變更/信息變更）、報(bào)告題目、個(gè)人主頁(yè)、注冊(cè)狀態(tài)（已注冊(cè)/未注冊(cè)）、日程要求、備注等信息。將“邀請(qǐng)報(bào)告人數(shù)據(jù)庫(kù)”作為會(huì)議網(wǎng)站后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的一部分，不僅可以實(shí)時(shí)更新網(wǎng)站上邀請(qǐng)人的信息、實(shí)時(shí)掌握他們的注冊(cè)情況、避免傳統(tǒng)人工方式產(chǎn)生的延遲、反復(fù)較對(duì)和疏漏、保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和唯一性，而且方便注冊(cè)系統(tǒng)中對(duì)各類(lèi)邀請(qǐng)報(bào)告人費(fèi)用減免的設(shè)計(jì)，從而節(jié)省大量的時(shí)間和人工成本。
2.會(huì)議日程和會(huì)議手冊(cè)
會(huì)議日程（Scientific Program）是整個(gè)國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的核心，主要包括：大會(huì)、分會(huì)的整體時(shí)間安排、分會(huì)場(chǎng)數(shù)及各分會(huì)場(chǎng)的議題（Topics）；各類(lèi)報(bào)告的時(shí)間長(zhǎng)度、報(bào)告人（Speaker）的安排和報(bào)告題目；主持人（Chair）的安排；開(kāi)幕式和閉幕式的安排。組委會(huì)根據(jù)報(bào)告人的學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，結(jié)合各分會(huì)場(chǎng)的議題，全局把握、合理的編排整個(gè)會(huì)議的日程。會(huì)議日程編排初步完成后，還需要對(duì)整體安排的邏輯性和沖突性進(jìn)行檢查，如檢查姓名、類(lèi)別、時(shí)間安排、同時(shí)擔(dān)任Speaker和Chair的時(shí)間是否沖突等。
大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議中，常見(jiàn)報(bào)告人或主持人因故臨時(shí)取消參會(huì)，會(huì)務(wù)組需要提前做好預(yù)案。一個(gè)很好的方法是建立口頭報(bào)告儲(chǔ)備制度（Oral lecture reserve），事先向具有口頭報(bào)告意愿的參會(huì)人發(fā)放邀請(qǐng)，建立報(bào)告候補(bǔ)人數(shù)據(jù)庫(kù)，并依據(jù)現(xiàn)在通訊技術(shù)（如email、推特群或微信群等）及在會(huì)場(chǎng)的通知欄中將會(huì)場(chǎng)缺省的報(bào)告信息及時(shí)，對(duì)會(huì)議程序進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整安排。
會(huì)議日程是會(huì)議手冊(cè)的核心，需要集結(jié)會(huì)務(wù)組全體工作人員合力完成。會(huì)議手冊(cè)中，除詳細(xì)的會(huì)議日程安排、Poster Presentations之外，還包含組委會(huì)主席的歡迎辭、組委會(huì)&秘書(shū)處信息、主辦&承辦單位介紹、贊助商介紹以及會(huì)議期間的通用信息（如會(huì)場(chǎng)地圖、住宿、交通、天氣、信息臺(tái)、旅游、網(wǎng)絡(luò)、電信）等。會(huì)議手冊(cè)應(yīng)至少在會(huì)前半個(gè)月修訂和校對(duì)完畢，以保證會(huì)議手冊(cè)有充足的印刷時(shí)間。對(duì)于會(huì)議程序的變動(dòng)，及時(shí)在網(wǎng)上和大會(huì)的通知欄進(jìn)行公布，讓每一位參會(huì)人都能及時(shí)了解程序的調(diào)整情況。
3.投稿/審稿和摘要（或論文）手冊(cè)制作
為保證摘要集（或論文集）格式的統(tǒng)一，組委會(huì)需要制作摘要模板提供給所有參會(huì)者。參會(huì)者根據(jù)所要求的格式在“會(huì)議投稿/審稿系統(tǒng)”中提交摘要。在注冊(cè)中后期，組委會(huì)組織專(zhuān)家對(duì)投稿進(jìn)行評(píng)審，決定是否接收以及哪些被選為“口頭報(bào)告”（Oral）。為方便專(zhuān)家的評(píng)審，“會(huì)議投稿/審稿系統(tǒng)”包括在線評(píng)審和線下評(píng)審兩種方式。在線評(píng)審為實(shí)時(shí)發(fā)送摘要（或論文）的評(píng)審意見(jiàn)和錄用狀態(tài)提供了可能性；線下評(píng)審則需要學(xué)術(shù)組工作人員將投稿批量導(dǎo)出發(fā)送給專(zhuān)家，再將最終評(píng)審意見(jiàn)錄入到“會(huì)議投稿/審稿系統(tǒng)”中。
摘要（或論文）手冊(cè)的制作是一項(xiàng)繁瑣、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，一般需投入大量的時(shí)間和人力。在檢查、修改和確定各稿件的格式滿足要求之后，開(kāi)始啟動(dòng)排版工作。摘要（或論文）手冊(cè)內(nèi)容按照大會(huì)報(bào)告和各議題進(jìn)行大類(lèi)劃分，每議題下分別按照Keynote Lecture， Invited Lecture， Oral Lecture和Poster的順序進(jìn)行編排。此外，在摘要（或論文）手冊(cè)最后附按姓氏排序的索引，便于參會(huì)者查找。
4.會(huì)議各輪通知
會(huì)議通知一般為三輪，此外還有可能發(fā)送注冊(cè)延期通知和摘要延期通知。會(huì)議第一輪通知，相對(duì)比較簡(jiǎn)潔，包含會(huì)議的介紹、歡迎辭、召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、組委會(huì)和秘書(shū)處成員、聯(lián)系方式、注冊(cè)信息及方式、投稿的格式要求及方式、已確定的Speaker名單以及通用信息等。會(huì)議第二輪通知，除在第一輪通知基礎(chǔ)上完善相關(guān)信息之外，還需補(bǔ)充會(huì)議的初步日程和重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，增加衛(wèi)星會(huì)、贊助商的相關(guān)信息。會(huì)議第三輪通知，即最后一輪通知，應(yīng)至少在會(huì)前一至兩個(gè)月發(fā)出，便于參會(huì)者了解到會(huì)議最終的詳細(xì)安排，包括各類(lèi)報(bào)告的時(shí)間長(zhǎng)度、POSTER板的尺寸、詳細(xì)的日程安排、各分會(huì)場(chǎng)的議題等。每個(gè)國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的各輪通知都會(huì)因其具體情況而有所不同，所包含的內(nèi)容也并不是固定不變的。
5.大會(huì)邀請(qǐng)函
大會(huì)邀請(qǐng)函分為參會(huì)邀請(qǐng)函和簽證邀請(qǐng)函兩類(lèi)。參會(huì)邀請(qǐng)函是指以大會(huì)主席和組委會(huì)之名向會(huì)議參加人發(fā)出的邀請(qǐng)函，包括普通邀請(qǐng)函和報(bào)告邀請(qǐng)函兩種。而簽證邀請(qǐng)函是指由會(huì)務(wù)承辦單位提供給國(guó)外參會(huì)者用于協(xié)助辦理來(lái)華簽證的邀請(qǐng)函，也分為兩種：普通簽證邀請(qǐng)函，即由主辦單位蓋章簽發(fā)的包括了參會(huì)人所需簽證信息的邀請(qǐng)信件。被授權(quán)單位邀請(qǐng)函（Invitation Letter of Duly Authorized Unit）。對(duì)于少數(shù)國(guó)家，申請(qǐng)中國(guó)簽證必須持有被授權(quán)單位邀請(qǐng)函。辦理被授權(quán)單位邀請(qǐng)函需要每位申請(qǐng)者提供他的個(gè)人簡(jiǎn)歷、護(hù)照掃描件和行程安排說(shuō)明。由秘書(shū)處工作人員對(duì)材料進(jìn)行審查和身份核實(shí)無(wú)誤后，填寫(xiě)申請(qǐng)表和呈報(bào)上級(jí)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批。
6.獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置和評(píng)選
大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議通常會(huì)設(shè)置一些獎(jiǎng)項(xiàng)，如“Best Poster Award”、為支持學(xué)生參會(huì)的“Travel Grant Award”等。近些年來(lái)，從Student Poster中選出的Slam Poster很受歡迎，選中的學(xué)生有機(jī)會(huì)在大會(huì)上做3分鐘左右的演講，增進(jìn)了學(xué)術(shù)交流，并提高了學(xué)生參會(huì)的積極性。為此，大會(huì)還會(huì)設(shè)置“Best Slam Poster Award”。此外，根據(jù)贊助商的支持，還有可能設(shè)置其它獎(jiǎng)項(xiàng)。
二、會(huì)務(wù)部分工作
由秘書(shū)處會(huì)務(wù)組承擔(dān)的“會(huì)務(wù)部分工作”是“學(xué)術(shù)部分工作”的服務(wù)支撐。財(cái)務(wù)、網(wǎng)站、設(shè)計(jì)制作（圖3）、會(huì)場(chǎng)&酒店、贊助和其它（旅游、交通、餐飲、物資等）構(gòu)建起會(huì)務(wù)服務(wù)的六大保障體系。任一方面的差錯(cuò)或疏忽都可能造成不良的國(guó)際影響。
國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的財(cái)務(wù)預(yù)算涉及到收入和支出。會(huì)議收入一般來(lái)源于注冊(cè)費(fèi)、贊助費(fèi)和基金項(xiàng)目支持等；會(huì)議支出一般用于會(huì)場(chǎng)（場(chǎng)租、設(shè)備等）、住宿、餐飲、交通、安保、印刷、設(shè)計(jì)制作、人員費(fèi)、網(wǎng)站、稅費(fèi)等。組委會(huì)需預(yù)估參會(huì)人數(shù)，合理做出財(cái)務(wù)預(yù)算，以確保收支平衡，從而保障會(huì)議的順利進(jìn)行。
另外，會(huì)議注冊(cè)費(fèi)的收取方式也成為舉辦國(guó)際會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)之一。傳統(tǒng)的“線下匯款（銀行或郵局）”和“現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)金支付”方式已不能完全滿足目前大型國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議參會(huì)者的支付要求，絕大部分參會(huì)者更傾向于“在線支付”和“現(xiàn)場(chǎng)刷卡支付”的方式。會(huì)務(wù)組可以與第三方支付平臺(tái)合作，在網(wǎng)站建設(shè)時(shí)開(kāi)發(fā)“在線支付模塊”，包含國(guó)際（外幣）支付功能，以保證參會(huì)者注冊(cè)費(fèi)的順利收取。
最后，網(wǎng)站建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要梳理清楚整個(gè)流程，還需盡可能地考慮到所有的細(xì)節(jié)。成功的網(wǎng)站建設(shè)會(huì)為會(huì)務(wù)工作節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本。網(wǎng)站建設(shè)通常包括：會(huì)議網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)和建設(shè)、注冊(cè)、投稿、審稿、旅游、住宿、外幣支付、人民幣支付、郵件發(fā)送、簽到等模塊的開(kāi)發(fā)（前三項(xiàng)為核心模塊）。網(wǎng)站建設(shè)小組與其它小組的工作是密不可分的。作為下游，網(wǎng)站建設(shè)小組將上游數(shù)據(jù)、信息和需求，整合后反饋給網(wǎng)站開(kāi)發(fā)人員，并相互之間進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)。會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)和投稿/審稿系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完畢后，還需要進(jìn)行大量的測(cè)試工作，包括系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是否滿足了全部需求設(shè)計(jì)、各種臨界條件測(cè)試等，最后在測(cè)試結(jié)果的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的修正和改進(jìn)。
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