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小型會議排座禮儀知識介紹

時間：2025-01-12 07:35:16 130

小型會議排座禮儀知識介紹

　　小型會議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會議。它的主要特征，是全體與會者均應排座，不設立專用的主席臺。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。

　　1、自由擇座。

　　它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。

　　2、面門設座。

　　它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座。

　　3、依景設座。

　　所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。（完）

　　【相關知識】

　　會議主持是一門學問，一門藝術，會議主持人應了解和具備基本會議主持禮儀，會議主持人的禮儀主要有以下幾種：

　　1、做好會前的準備工作

　　開會前要明確會議目的，確定議題、程序和開會的方法方式；選定出席的人員；確定會議的時間、地點。要把會議目的、議題、時間、地點、要求事先通知參加者，請他們做好準備。會前應收集意見，準備必要的有關資料，做好會場的準備，搞好衛(wèi)生，桌椅的排列方法要適于會議的特點。做了充分準備，會議就開得順利、緊湊，效果就會好。

　　2、控制出席人數(shù)

　　國外群體心理學家研究表明，會議參加者超過10人以上，就容易出現(xiàn)不思考問題和濫竽充數(shù)的人。有的單位規(guī)定與會者一般不超過12人。據(jù)研究表明，參加會議的人數(shù)與人們之間溝通的渠道數(shù)量和難度成正比，如下式所表明：

　　∑mn=1=n×（n－1）

　　式中，∑――總和符號；

　　m――需要溝通的渠道數(shù)量；

　　n――與會者人數(shù)。

　　如果3個人的會議，就會出現(xiàn)6條（即3×（3－1）＝6）溝通渠道，而14個人的會議就會出現(xiàn)12條溝通渠道。

　　與會者越多，能夠充分利用個人才智的可能性就越少，主持者也就越難于有效地控制會議進程。

　　3、嚴肅會議作風

　　一要準時到會，不能遲到。二不準私下交談，不允許做私活、早退席。三是發(fā)言不能信口開河，不能離題胡扯。四要集中時間和精力解決主要問題。五要發(fā)揚民主，不搞一言堂。與會者只有自由地說出自己的意見，才能更好地集思廣益。主要結(jié)論應當場確認，會而有議，議而有決，決而必行。

　　4、保持自然大方的主持姿態(tài)

　　主持人主持會議時，從走向主持位置到落座等環(huán)節(jié)都應符合身份，其儀態(tài)姿勢都應自然、大方。

　　（1）走姿

　　主持人在步入主持位置時，步伐要剛強、有力，表現(xiàn)出胸有成竹、沉穩(wěn)自信的風度和氣概，要視會議內(nèi)容掌握步伐的頻率和幅度。主持莊嚴隆重的會議，步頻要適中，以每秒約2步為宜，步幅要顯得從容；主持熱烈、歡快類型的會議，步頻要快，每秒至少約2―2.5步之間，步幅略大；主持紀念、悼念類會議，步頻要放慢，每秒約1－2步之間，步幅要小，以表達緬懷、悲痛之情；平常主持工作會議，可根據(jù)會議內(nèi)容等具體情況決定步頻、步幅。一般性會議，步頻適中、步幅自然；緊急會議、重要會議，可以適當加快步頻。行進中要挺胸抬頭，目視前方，振臂自然。重要會議開始前，在步入主持位置的過程中，不要與熟人打招呼。一般性工作會議，如果時間未到，落座后可適當與鄰座寒暄，與距離遠的人微笑點頭示意。行進中步速不能過快，不能跨大步，以免顯得緊張、不安。如果特殊情況因故來遲，不要破門而入，跑步到位、大喘粗氣。應該以手輕輕推門，進門后快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，并簡要說明原因，求得大家諒解，立即主持會議。

　　（2）坐姿

　　主持人主持會議多為坐姿。坐立應端正，腰要挺直，頸項伸直，面對前方，虛視全場，雙臂前伸，兩肘輕按會議桌沿，對稱，呈“外八字”。不能前傾或后仰，主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動作，以免顯得緊張，不夠沉穩(wěn)。

　　（3）站姿

　　在一些集會典禮中，主持人以站立姿勢主持。站立主持時，要雙腿并攏，腰背挺直，右手持稿底部中間。有風的天氣，要雙手持稿，與胸等高，與身體呈45度。脫稿主持人應兩手五指平伸，自然下垂，身體不能晃動，腰背挺直，目視前方。兩腿不能叉開，不能抖動，兩手不能上抬、晃動、抓握話筒等。

　　（4）手勢

　　主持人與一般講話者不同，一般不需要手勢。在一些小型會議進行總結(jié)概括時，可以加入適當手勢，但是動作不能過大。

　　5、運用豐富幽默的主持語言

　　主持會議要通過語言表述來進行。因此，主持人應特別注意語言的禮儀規(guī)范。

　?。?）所有言談都要服從會議的內(nèi)容和氣氛的要求，或莊重，或幽默。

　　（2）口齒清楚，思維敏捷，積極啟發(fā)，活躍氣氛。主持人一定要明確開會的目的，比如：主持記者招待會，主持人、發(fā)言人要對記者提出的問題，反應敏銳，流利回答，不能支支吾吾；開座談會、討論會等，主持人要闡明會議宗旨和要解決的問題，切實把握會議進程和會議主題，勿使討論或發(fā)言離題太遠，而應引導大家就問題的焦點暢所欲言；同時，要切實掌握會議的時間，不使會議拖得太長。

　?。?）會議進行過程中，主持人對持不同觀點、認識的人，應允許其做充分解釋，會議出現(xiàn)僵局時要善于引導，出現(xiàn)空嘗冷場時應及時補白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問，不能以任何動作、表情或語言來阻止別人，或表示不滿。要用平靜的語言、緩和的口氣、準確的事實來闡述正確主張，使人心服口服。

　　6、引導會議內(nèi)容

　　遇到冷場，要善于啟發(fā)，或選擇思想敏銳、外向型的同志率先發(fā)言。有時可以提出有趣的話題或事例，活躍一下氣氛，以引起與會者的興趣，使之樂于發(fā)言。遇有離題情況，可根據(jù)具體情況，接過議論中的某一句話，或插上一句話做轉(zhuǎn)接，巧妙柔和地使議論順勢回到議題上來。當發(fā)生爭執(zhí)時，如果因事實不清，可讓與會者補充事實，如事實仍不甚清，可暫停該問題的爭執(zhí)。主持者應設法緩和沖突，而不能激化矛盾，更不能直接參加無休止的爭吵。

　　主持者要善于觀察與會者的性格、氣質(zhì)、素質(zhì)和特點，并根據(jù)各類人員特點，區(qū)別對待，因勢利導，牢牢掌握會議進程。

　　7、減少會議時間

　　準時開會，不準拖延時間。國外有的公司有如下經(jīng)驗：在辦公時間不準開會，凡二級主管會議，大都在下午6點以后舉行，并不得超過60分鐘，否則將由主席負責，輕者扣薪，重則解聘。嚴格限制會議時間，站著開會，這可以抓住問題的核心。有的公司把一般會議安排在午餐前，這時，與會者饑腸轆轆，無心閑談碎扯，會議很快抓住中心。限制發(fā)言時間，舉世矚目的南北首腦的坎昆會議，每個發(fā)言者只有25分鐘的時間。日本一個公司讓職工學會開會的方法，教他們在一分鐘內(nèi)闡明符合議題的意見，避免講那些與議題無關的廢話。有人主張在會議室掛一時鐘，像球類比賽那樣隨時顯示出還剩多少時間，這會提醒與會者抓緊時間。

　　8、掌握會議進程

　　主持人應隨時掌握會議進程。在工作性會議中，主持人就像交響樂團的指揮，隨時控制、掌握會議進程。為此，應做好下述幾點：

　　（1）事先準備好一份會議議程表，并按照議程進行。

　?。?）提請與會者注意本次會議的目的，并使會議始終不離宗旨，以保證會議順利進行，并達到預期目的。

　?。?）規(guī)定會議的開始時間，并對結(jié)束時間作出限制。要準時開始，按時結(jié)束。另外，在工作會議的進行過程中，有時會碰到需要裁決的問題?！吧贁?shù)服從多數(shù)”的民主集中制原則固然必須遵守，但對少數(shù)人的意見也應給予尊重，并把它交付給全體與會人員反復推敲。

　　會議的氣氛是否融洽、順利，與會議主持人角色扮演得好壞有很大的影響。會議主持人是宣布開會、散會、休息及主持會議進行者，主持會議應公平、公正，客觀地行使其職權(quán)。會議主持人在會議中，應做到以下幾點：

　?。?）應明確介紹所有來賓及參與開會的人士。

　?。?）如有許多貴賓，無須請貴賓一一致詞，請一位代表即可。

　?。?）如同時有兩人以上請求發(fā)言，這時若沒有其他補充或都尚未發(fā)言時，可請距離主持人較遠者先發(fā)言。

　　（4）維持會場秩序，并遵守會議規(guī)則。

　?。?）不可在發(fā)言人尚未發(fā)言完畢時隨便插嘴，但有權(quán)控制發(fā)言人的發(fā)言時間。

　　（6）請人發(fā)言時，態(tài)度要誠懇，用語應有禮貌。

　　（7）有人發(fā)言時，應看著發(fā)言人，仔細聆聽。

　　9、重視會議效率

　　列寧曾專門為人民委員會倡導和制定了開會的紀律。其內(nèi)容：

　　（1）只請與討論問題有關的人參加。

　?。?）不許遲到，無故遲到半小時罰款五盧布，半小時以上罰十盧布。